Erstellung einer Rechnung

Erstellung einer Rechnung

Die Rechnungslegung in einem Unternehmen ist von zentraler Bedeutung. Für die erbrachte Leistung soll vom Kunden auch die Gegenleistung – nämlich die Bezahlung – erfolgen.

Was ist hier zu beachten ?
Als Rechnung wird jedes Schriftstück bezeichnet, worauf ein Unternehmer über seine Leistung abrechnet. Es muss nicht zwingend das Wort “Rechnung” auf dem Dokument stehen, jedoch ist es im Sprachgebrauch üblich und lässt beim Kunden keine Missverständnisse aufkommen.
Ist der Kunde Unternehmer, wird er auf die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes achten. Demnach muss die Rechnung neben dem Datum der erbrachten Leistung und dem Nettobetrag außerdem eine Reihe anderer wichtiger Daten enthalten.

Die vollständige Adresse des Kunden, die eigene Steuernummer und das Ausstellungsdatum sind ebenso bedeutend wie der anfallende Umsatzsteuerbetrag (falls der leistende Unternehmer die Steuer ausweisen darf) und den sich daraus ergebenen Bruttobetrag. Werden verschiedene Steuersätze in der Rechnung benutzt, so sind diese einzeln aufzuschlüsseln. Ist der Unternehmer nicht mehrwertsteuerausweisberechtigt, muss auf der Faktura ein Vermerk dazu stehen.
Damit die vollständige eigene Adresse stets gleichlautend auf den ausgestellten Rechnungen erscheint, ist es gerade bei einer größeren Menge an auszugebenden Rechnungen empfehlenswert, sich sogenannte Kopfbögen zu besorgen. Dieses Briefpapier enthält bereits die nicht veränderlichen Daten wie Adresse, Bankverbindung und Steuernummer und kann mittels PC und Drucker mit der jeweiligen Rechnung bedruckt werden. Wer nur wenige Fakturen erstellt, kann sich im Schreibwarenhandel einen Rechnungsblock kaufen und diesen per Hand ausfüllen.
Die Rechnungen müssen fortlaufend gekennzeichnet werden. Am übersichtlichsten ist eine kontinuierlich aufsteigende Nummerierung, da keine Kennzeichnung doppelt entstehen darf. Hier kann man auch die Jahreszahl in die Nummernfolge mit einfließen lassen, wie beispielsweise Re.2012001, Re.2012002 usw. So lässt es sich vermeiden, dass versehentlich zweimal die gleiche Rechnungsnummer verwendet wird.

Sowohl für den Aussteller der Rechnung als auch für den Empfänger sind die gelieferten Gegenstände bzw. die erzielte Leistung anzugeben. Wer eine Reparaturleistung erbracht hat, könnte im Rechnungstext vermerken: “1,5 Stunden Demontage, Reinigung und Montage Schließanlage” und dazu einen Stundensatz angeben, der dann den Nettobetrag ergibt. Bei einer reinen Lieferung von Gegenständen wäre analog dazu anzugeben: “1 Tonne Kies anliefern”.

Schon im eigenen Interesse ist die Rechnung zeitnah auszustellen, auch wenn das Umsatzsteuergesetz bis zu einem halben Jahr dafür Zeit lässt. Je eher die Rechnung erstellt und ein Zahlungsziel angegeben wird, desto eher ist mit der Zahlung zu rechnen.
Interessante weiterführende Informationen, zum Beispiel über Differenzbesteuerung findet man auch auf die-fakturierung.de.